Případová studie AK Klimeš & Černý

V advokátní kanceláři Mgr. Alexandra Klimeše a jeho kolegy pracuje 6 specialistů, z čehož jsou 2 advokáti, 2 koncipienti a zbytek tvoří asistenti. Kancelář se stará současně o desítky zákazníků a na trhu působí již od roku 1996. Má jednu centrálu a jedno příležitostné pobočné pracoviště, které jsou mezi sebou datově propojené a využívají stejné servery.

Mgr. Alexander Klimeš rozumí počítačům a softwaru, proto si dříve sám zajišťoval správu dokumentů kanceláře s pomocí nejrůznějšího softwaru: „Měl jsem vypracovanou směrnici pro správu dokumentů, která říkala, jak se mají dokumenty pojmenovávat, kam se mají ukládat a jak řadit. Každý zákazník tak měl svoje spisy a řadu dalších podspisů v rámci adresářových struktur ve Windows,“ říká Alexander Klimeš a dodává: „Knihu pošty, evidenci klientů, vykazování práce, či dokonce fakturaci, jsme řešili s pomocí excelových souborů. Pro synchronizaci dat mezi pobočkami jsme používali různé freewarové nástroje a přírůstkové zálohy.“

Datové schránky se staly oříškem

„Samozřejmě, že mě stále zajímalo, co je nového na trhu a zda neexistuje řešení, které by pomohlo změnit tento napůl ruční systém,“ vzpomíná Alexander Klimeš. Bohužel nenašel žádné, které by bylo spolehlivější a rychlejší než systém, který měl v kanceláři zavedený. Problémem bylo také online propojení obou pracovišť: „Správu více pracovišť obsahovaly jen systémy určené pro velké právní kanceláře. Ty mi však cenově nedávaly smysl a byly zbytečně robustní,“ říká Alexander Klimeš.

Definitivním impulsem byla změna zákona. Stát zavedl advokátům povinně datové schránky, jejichž ovládání přes standardní rozhraní není pro advokátní kancelář příliš použitelné: „Různé nadstavby k Outlooku či jiná řešení nepřinášela zjednodušení práce s datovou schránkou. Začal jsem tedy hledat mezi systémy pro advokáty a objevil jsem dvě řešení. Po důkladném seznámení s funkcemi a správou jsem zvolil ISAK. Byl více ucelený a srozumitelnější. Navíc systém ISAKu pro document management velmi připomínal můj vlastní systém nakládání s dokumenty v advokátní kanceláři,“ popisuje způsob výběru Alexander Klimeš.

Dokumenty za prodloužený víkend

„Přestože Vám každý dodavatel systému bude tvrdit, že jeho nasazení nijak neomezí provoz kanceláře, není to pravda. Může to znamenat až měsíční výrazné omezení chodu kanceláře, pokud se na přechod sami nepřipravíte,“ upozorňuje Alexander Klimeš a dodává: „Přípravě dokumentů pro převod do systému ISAK jsem se věnoval ve volných chvílích asi týden. Hodně nám pomohla již existující metodika, ale chtěl jsem do systému dát všechny dokumenty od roku 2002, kdy byl zaveden stávající dokument management. Proto bylo potřeba sjednotit i ty starší.“

Technická podpora ISAKu vyšla panu Klimešovi také vstříc a upravila prostředí ISAK pro jeho systém a způsob nakládání s dokumenty. Během prodlouženého víkendu v prosinci 2012 pak převedla všechny dokumenty kanceláře do systému: „Jen 3 dny díky přípravě trval převod všech dokumentů za 10 let života naší kanceláře,“ říká Alexander Klimeš.

„V prvním měsíci po převodu dokumentů jsme dělali řadu věcí ještě paralelně. Přiznám se, že jsme systému moc nevěřili, či spíše jsme v něm nebyli plně orientováni, a tak jsme ho často kontrolovali, zda ukládá vše správně, či zda páruje, jak má. Už v lednu 2013, tedy po měsíci, jsme do ISAKu převedli obě naše pracoviště a jen pokladna ještě chvíli fungovala postaru. První měsíc jsme tak věděli, že do ISAK převedeme veškerou agendu naší kanceláře. Jen účtování rozdělaných zakázek, které měly více podkladů v excelovských tabulkách, jsme ještě dokončili také tradiční cestou,“ popisuje Alexander Klimeš.

Dokumenty od samých počátků převáděl Alexander Klimeš také kvůli datové schránce. Pokud by mu do ní chodily zprávy ke starším případům, mohly by vznikat chyby při přenosu informací do starého systému.

Samozřejmostí byla školení – trvala však pouze 1 den: Půlden zabralo právní školení a druhý půlden školení pro administrativní pracovníky. Alexander Klimeš spolupracoval na jejich přípravě s ISAK, aby jeho kolegové viděli, jak se daná činnost dělala dříve a jak se bude dělat nyní.

ISAK změnil způsob práce, což bylo zprvu nepohodlné. To však byly drobnosti ve srovnání s výhodami.

Víme, na čem děláme

„Přehlednost. To je ta největší výhoda ISAKu. Se systémem jsem zavedl povinnost uchovávat elektronicky vše, a tak se doručené tištěné věci skenují, aby byly na jednom místě. Kdykoli pak mám velmi rychle přehled o kterémkoli případu. A díky VPN ho mám kdekoli, kde je internetové připojení,“ pochvaluje si Alexander Klimeš.

I od svých zákazníků začala kancelář preferovat elektronické dokumenty, což zrychlilo komunikaci. Zrychlení přinesly také automatické a poloautomatické funkce ISAKu: „Velkou úlevou je automatické párování spisových značek, sledování insolvencí a další právních událostí. Byť jsme zprvu byli skeptičtí, nakonec se ukázalo, že vše funguje. A v neposlední řadě – v excelu jsme se potýkali s nepřehledností při fakturaci – museli jsme pečlivě kontrolovat všechny úkony. Nyní vše automaticky provede ISAK,“ dodává Alexander Klimeš.

Justici mnohdy trvá nějaký čas, než publikuje na webu některá rozhodnutí – např. rozhodnutí o nabytí právní moci. Pokud daný případ vyžaduje rychlá rozhodnutí, pak se nabytí právní moci do systému zadává ručně: „Jde však spíš o výjimky. I v tomto případě nám ISAK dost ulehčil. Dřív totiž musela asistentka neustále obvolávat jednotlivé soudy a ptát se na nabytí právní moci – nyní to řeší ISAK za ni,“ říká Alexander Klimeš.

Neměnil bych

„Technická podpora ISAKu reaguje rychle na naše podněty, z nichž značná část tvoří návrhy na různá vylepšení systému,“ chválí Alexander Klimeš a dodává: „ISAK nám vyhovuje. A přestože se občas podíVám na jiné systémy, nenabízejí mi v dané cenové úrovni nic, proč bychom měli ISAK opouštět. ISAK je systém přímo šitý na míru advokátním kancelářím a chová se přesně tak, jak byste čekali, že se v dané situaci zachová.“